Працевлаштування водія із власним автомобілем

Останнім часом все більшої популярності набуває робота водієм на власному автомобілі. Це обумовлено економічною вигодою і для підприємств-роботодавців, і для таких водіїв. Тому досить часто для виконання передбаченої трудовим договором роботи підприємства, установи, організації (далі – підприємства) наймають водіїв із власним автомобілем. При цьому варто виходити з того, що працівник хоче отримати певну суму коштів за використання свого автомобіля для потреб підприємства. Тому в даній ситуації важливо правильно оформити такого водія на роботу, про що і піде мова далі.

В цій статті ми розглянемо два варіанти виплат працівнику за використання його автомобіля для потреб підприємства:
1. Компенсація;
2. Орендна плата працівнику – звичайній фізичній особі (не ФОП (СПД).

Перший варіант трудових взаємовідносин юридично обґрунтовують нормами ст.  125 Кодексу Законів про Працю України (далі – КЗпПУ), відповідно до якого працівники, які використовують свої інструменти для потреб підприємства, мають право на одержання компенсації за їх зношування (амортизацію). Розмір і порядок виплати компенсації, якщо їх не встановлено в централізованому порядку, визначає власник або уповноважений ним орган за погодженням із працівником.

Але в цій статті мова йде лише про інструменти. КЗпПУ не передбачає можливості компенсації працівникам за використання для потреб підприємства механізмів, верстатів, машин, у тому числі автомобілів.

Хоча Головна державна податкова інспекція (далі – ГДПІ) в своєму листі від 01.12.1995, № 10-214/10-5759 "Про деякі питання оподаткування" повідомляла, що компенсація в межах амортизації, що ви-плачується працівникам за місцем роботи, за зношування інструменту, обладнання, транспортних засобів та іншого майна, належного працівникам, яке використовується ними для потреб підприємства, установи, організації чи фізичної особи – суб'єкта підприємницької діяльності, не включається до їх сукупного оподатковуваного доходу, як компенсаційні виплати, передбачені чинним законодавством, зо-крема, ст. 125 КЗпПУ. Тобто ГДПІ визнавала, що автомобіль може бути інструментом працівника, який він використовує для потреб підприємства.

До цього часу вона не змінила свого погляду, що є досить вигідним для підприємств та відповідних робітників.
Другий варіант передбачає передавання автомобіля в оренду підприємству. Причому орендні операції регламентуються ст. 759–786 § 1 глави 58 розділу III книги п'ятої Цивільного кодексу України (далі – ЦКУ), ст. 283–292 § 5 глави 30 розділу VI Господарського кодексу України (далі – ГКУ) та Законом України "Про оренду державного та комунального майна" від 10 квітня 1992 року 2269-XII (далі – Закон № 2269).

З наведеного випливає, що перший варіант регламентується винятково трудовим законодавством, а другий – трудовим (щодо оформлення працівника) і цивільним законодавством (щодо оформлення автомобіля).

1) Компенсація
Особу, яка використовуватиме для виконання роботи, передбаченої трудовим договором, власне авто, оформляють у загальному порядку, тобто вона пише заяву, на підставі якої видається наказ про прийняття на роботу.

В заяві має зазначатися прохання прийняти на постійну роботу водієм із власним автомобілем. Мають бути детально прописані дані автомобіля (марка, державний номер, рік випуску) та порядок амортизаційного відшкодування.
З особою із власним авто може бути укладено трудовий договір у письмовій формі, де окремо зазначатиметься порядок використання авто, а також виплати компенсації за амортизацію.

За цим варіантом автомобіль не переходить у володіння підприємства, а залишається у власності працівника. В позаробочий час працівник користується автомобілем на власний розсуд, самостійно забезпечує місце його стоянки; якщо завдано шкоду третім особам під час експлуатації автомобіля для потреб підприємства – самостійно відповідає за її відшкодування. Таким чином, цей варіант є досить вигідним для підприємства.

Порядок виплати компенсації
Для того щоб розрахувати компенсацію, потрібно знати вартість автомобіля та порядок визначення зносу (амортизації).

Зазвичай вартість автомобіля зафіксована в документах на його купівлю, якщо автомобіль новий. Якщо ж автомобіль був у експлуатації, то, щоб визначити його вартість, проводять експертизу в незалежного оцінювача. У такому разі акт оцінювання – документ, який підтверджує вартість.
Амортизацію нараховують одним із п'яти методів, визначених п. 26 Положення (стандарту) бухгалтерського обліку 7 "Основні засоби", затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 27 квітня 2000 року № 92.
Конкретний порядок визначення амортизації погоджують між працівником та підприємством у трудовому договорі.
Розрахунок амортизації можна зробити за наступними даними:
– вартість автомобіля згідно з актом оцінки – А;
– очікуваний термін використання – В;
– ліквідаційна вартість (очікувана сума продажу після закінчення очікуваного терміну використання) – С.
Розмір місячної амортизації = [(А – С) : В : 12]
Варто також розуміти значення наступних понять:
Вартість, яка амортизується, – це вартість автомобіля, зменшена на ліквідаційну вартість (суму коштів, яку планують отримати від збуту автомобіля, коли закінчиться його експлуатація).
Строк корисного використання (експлуатації) – це строк, протягом якого планується використовувати автомобіль. Визначаючи цей строк, здебільшого використовують нормативний період експлуатації (у роках) автомобіля, визначений в інструкції з експлуатації автомобіля, або ж очікуваний період експлуатації.

Слід також зазначити, що, окрім виплати компенсації, підприємство повинне буде витратитися на технічне обслуговування автомобіля та придбання пально-мастильних матеріалів для його заправляння. Тому, не витратившись на це, експлуатувати автомобіль не можна, а в суму амортизації ці витрати не входять. Інша річ – ремонт і страхування автомобіля. На це повинен витрачатися його власник (працівник-водій) самостійно, якщо інше не передбачено трудовим договором.
Про порядок використання автомобіля в господарській діяльності підприємства необхідно видати ще один наказ. У цьому наказі має бути визначено:
– призначення автомобіля на підприємстві (для яких цілей);
– порядок оформлення подорожніх листів;
– питання технічного обслуговування.

Оподаткування компенсаційної виплати
Відповідно до пункту 3.22 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Державного комітету статистики України від 13 січня 2004 року № 5, компенсації працівникам за використання для потреб виробництва власного інструменту та особистого транспорту не належать до фонду оплати праці. Водночас внески до Пенсійного фонду і фондів загальнообов'язкового державного соціального страхування нараховують на суми фактичних витрат на оплату праці.

Отже, внески до зазначених фондів на суму компенсації за використання автомобіля не нараховуються і з цих сум не утримуються. Як зазначає Головне управління ПФУ в м. Києві, відповідно до п. 3.22 Інструкції зі статистики заробітної плати компенсації працівникам за використання для потреб виробництва особистого транспорту не входять до складу фонду оплати праці, тому страхові внески на ці суми не нараховуються та не утримуються (лист від 06.11.2007 р. № 27876/03).

А от згідно з п. 1.1 ст. 1 Закону України "Про податок з доходів фізичних осіб" від 22 травня 2003 року № 889-IV (далі – Закон № 889) під терміном "заробітна плата" розуміються також інші заохочувальні та компенсаційні виплати або інші виплати та винагороди, виплачувані (надані) платникові податку у зв'язку з відносинами трудового найму згідно із законом. Тобто, щоб обчислити податок з доходів фізичних осіб, компенсацію за використання автомобіля розглядають як частину заробітної плати.

Це передусім означає, що компенсацію враховуватимуть разом з іншою частиною заробітної плати під час розрахунку граничної суми доходу, щоб визначити, чи можна працівникові надати податкову соціальну пільгу (пп. 6.5.1 п. 6.5 ст. 6 Закону № 889), та оподатковуватимуть у загальновстановленому порядку за ставкою 15 %.

2) Оренда
Застосовуючи цей варіант, окремо оформляють працівника та окремо – наданий в оренду автомобіль.
Із працівником у загальновстановленому порядку письмово укладають трудовий договір або ж на підставі заяви працівника видають наказ про прийняття на роботу. У цих документах доцільно зазначити, що працівника приймають на роботу водієм на орендований автомобіль такої-то марки, з таким-то номером.

Наданий в оренду автомобіль оформляють письмовим договором найму (оренди), який підлягає нотаріальному посвідченню (ст. 799 ЦКУ).

Договір оренди повинен обов'язково містити істотні умови (ст. 284 ГКУ):
- назву об'єкта оренди (склад і вартість майна з урахуванням її індексації);
- строк, на який укладається договір оренди;
- розмір орендної плати з урахуванням її індексації;
- порядок використання амортизаційних відрахувань;
- порядок відновлення орендованого майна та умови його повернення або викупу.

Якщо працівник, який передає автомобіль в оренду, бажає бути на підприємстві єдиним водієм цього автомобіля, в договорі слід про це вказати. Якщо ж цього не буде зроблено, підприємство-орендар матиме право передати орендований автомобіль будь-якому водієві на власний розсуд.
Передають автомобіль в оренду та повертають з оренди, оформляючи Акт приймання-передавання (внутрішнього переміщення) основних засобів (форма № ОЗ-1), затверджений наказом Міні-стерства статистики України від 29 грудня 1995 року № 352.

За другим варіантом автомобіль переходить у володіння підприємства. Тобто в позаробочий час працівник-орендодавець не матиме права користуватися автомобілем для особистих потреб, підприємство-орендар самостійно забезпечуватиме стоянку, зберігання та охорону автомобіля. Якщо завдано шкоди третім особам під час експлуатації автомобіля, за її відшкодування відповідатиме підприємство. До того ж на час оренди потрібно буде оформити тимчасовий реєстраційний талон на підприємство в органах Державної автоінспекції (п. 15 Правил державної реєстрації та обліку автомобілів, автобусів, а також самохідних машин, сконструйованих на шасі автомобілів, мотоциклів усіх типів, марок і моделей, причепів, напівпричепів та мотоколясок, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 7 вересня 1998 року № 1388).

Більш детально питання оренди автомобіля розглянуто в Методичних рекомендаціях, затверджених наказом Державного комітету України по водному господарству від 9 червня 2005 року № 165.

Оподаткування орендної плати
Орендна плата зараховується до загального місячного оподатковуваного доходу працівника-орендодавця згідно з  підп. 4.2.7 п. 4.2 ст. 4 Закону № 889 і оподатковується за ставкою 15 %.
Внески до Пенсійного фонду не нараховуються та з цієї суми не утримуються, оскільки орендна плата не є заробітною платою, а також не є доходом, пов'язаним з виконанням робіт. Це саме підтвердив Пенсійний фонд України у своєму листі від 27 лютого 2004 року № 1852/04.

З таких самих підстав (не є зарплатою) на орендну плату не нараховуються та з неї не утримуються внески до фондів загальнообов'язкового державного соціального страхування. Така сама думка з цього питання висловлена в листах Державного центру зайнятості Міністерства праці та соціальної політики України від 16 квітня 2002 року № ДЦ-09-1282, Виконавчої дирекції Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності від 30 квітня 2002 року № 01-24-666.

Таким чином, ми бачимо, що існують досить зручні юридичні варіанти оформлення працівника із власним автомобілем на підприємство.